Verbeterplan opstellen bij disfunctioneren
maandag 29 juli 2024
Verbeterplan opstellen bij disfunctioneren
Als werkgever kun je te maken krijgen met medewerkers die niet optimaal presteren. In dergelijke situaties kan een verbeterplan een waardevol hulpmiddel zijn om de prestaties van de werknemer te verbeteren en hen te ondersteunen in hun ontwikkeling. Lees meer over hoe je de medewerker betrekt bij het verbeterplan, hoe je de voortgang monitort, het belang van feedback en wat je kunt doen als het verbeterplan niet werkt.
Stappenplan voor het opstellen van een verbeterplan
Het opstellen van een verbeterplan vereist een gestructureerde aanpak. Volg daarom dit stappenplan bij het opstellen van een verbeterplan:
- Maak een probleemanalyse: Analyseer de prestatieproblemen zorgvuldig. Verzamel feedback van collega’s, leidinggevenden en eventueel klanten om een volledig beeld te krijgen van de knelpunten.
- Formuleer doelstellingen: Stel duidelijke, specifieke, meetbare, acceptabele, realistische en tijdgebonden (SMART) doelen voor de medewerker.
- Stel een actieplan op: Ontwikkel een actieplan met concrete stappen die de medewerker kan nemen om de gestelde doelen te bereiken. Dit kan extra training, coaching, herverdeling van taken of andere vormen van ondersteuning omvatten.
- Bepaal de tijdslijn: Bepaal een duidelijke en realistische tijdslijn waarbinnen de doelen bereikt moeten worden. Dit helpt om de voortgang te monitoren en tijdig bij te sturen indien nodig.
- Zorg voor een goede documentatie: Leg het verbeterplan schriftelijk vast en zorg ervoor dat zowel de medewerker als de leidinggevende een kopie heeft. Dit zorgt voor duidelijkheid en transparantie.
Hoe betrek je de medewerker bij het verbeterplan?
De betrokkenheid van de betreffende medewerker is essentieel voor het succes van een verbeterplan. Hier zijn enkele tips om de medewerker effectief te betrekken:
- Open communicatie: Begin met een open en eerlijk gesprek over de geconstateerde problemen en het doel van het verbeterplan. Zorg ervoor dat de medewerker begrijpt dat het plan bedoeld is om hem of haar te helpen verbeteren en niet om te straffen.
- Luisteren: Geef de medewerker de kans om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen. Er kunnen externe factoren zijn die bijdragen aan de prestatieproblemen.
- Samenwerking: Werk samen met de medewerker om het verbeterplan op te stellen. Laat je medewerker meedenken over haalbare doelen en de benodigde stappen om deze te bereiken.
- Duidelijkheid: Zorg ervoor dat de medewerker precies weet wat er van hem of haar verwacht wordt, wanneer deze verwachtingen uit moeten komen en wat de consequenties zijn als de doelen niet worden bereikt.
Hoe volg je de voortgang van een verbeterplan?
Het monitoren van de voortgang is cruciaal om ervoor te zorgen dat het verbeterplan effectief is. Dit kan op de volgende manieren:
- Regelmatige check-ins: Plan regelmatig gesprekken om de voortgang van de medewerker te bespreken. Dit kan wekelijks of maandelijks zijn, afhankelijk van de duur van het verbeterplan en het aantal verbeterpunten.
- Feedback verzamelen: Vraag collega’s en leidinggevenden om feedback over de voortgang van de medewerker, zodat je een goed beeld krijgt van deze voortgang.
- Evaluaties: Voer tussentijdse evaluaties uit om te bepalen of de gestelde doelen worden bereikt en of het actieplan aangepast moet worden. Dit kan door in gesprek te blijven met je medewerker, en bij deze bijeenkomsten goed te notuleren.
- Documenteren: Houd gedetailleerde aantekeningen bij van alle voortgangsgesprekken en evaluaties. Dit helpt om een duidelijk overzicht te hebben van wat goed gaat en waar nog verbetering nodig is.
Het belang van feedback in het verbeterproces
Feedback is een van de belangrijkste onderdelen van een verbeterplan. Het helpt om:
- De motivatie van de medewerker te verbeteren: positieve feedback kan de medewerker motiveren en zelfvertrouwen geven.
- Bij te sturen: constructieve feedback helpt om tijdig bij te sturen en problemen aan te pakken voordat ze groter worden.
- Verwachtingen helder te maken: regelmatige feedback zorgt ervoor dat de verwachtingen duidelijk blijven en de medewerker weet waar hij of zij aan toe is.
- De betrokkenheid te vergroten: door feedback te geven en te ontvangen, voelt de medewerker zich meer betrokken bij het verbeterproces en is de kans groter dat ze zich inzetten om de doelen te bereiken.
Wat te doen als een verbeterplan niet werkt?
Soms kan het gebeuren dat het opstellen van een verbeterplan niet het gewenste resultaat oplevert. In dat geval zijn er verschillende vervolgstappen die overwogen kunnen worden:
- Herziening van het plan: bekijk of het verbeterplan realistischer en beter uitvoerbaar kan worden gemaakt.
- Extra ondersteuning: overweeg of extra training, coaching of andere vormen van ondersteuning nodig zijn.
- Herplaatsing: Misschien past de huidige functie niet (meer) bij de capaciteiten van de medewerker en is een herplaatsing binnen het bedrijf een betere optie.
- Ontslag: Als alle andere opties zijn uitgeput en er geen verbetering optreedt, kan ontslag onvermijdelijk zijn. Dit moet altijd als laatste redmiddel worden gezien en zorgvuldig worden uitgevoerd volgens de wettelijke procedures.
Het opstellen en uitvoeren van een verbeterplan kan uitdagend zijn. Met de juiste aanpak en betrokkenheid kan het opstellen van een plan echter positieve resultaten opleveren voor zowel de medewerker als de werkgever. Heb je vragen of wil je meer informatie? Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag.
Dit artikel is geschreven door:
Gabriëlle Thijsebaard
Als Productspecialist Marketing zorg ik ervoor dat we met de juiste marketing strategie de doelgroepen van GJ bereiken met de juiste mediamix. Ik zorg ervoor dat de huisstijl in één lijn is bij het ontwerpen van o.a. de brochures, (offline) media uitingen en de website. Daarnaast analyseer ik de data van alle marketing inspanningen en zorg ervoor dat er een stijgende lijn is in de resultaten. Samen met de HR-specialisten van GJ zorgen we ervoor dat jij op de hoogte bent van het laatste HR-nieuws.